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编辑导语:在项目经理的日常工作中，经常需要汇报项目的情况。因为一个项目涉及的人很多，所以在汇报的时候要有一些注意点。这篇文章的作者分享了一些关于如何写项目报告，重点在哪里等问题。让我们看一看。

在项目管理过程中，项目经理必然会向高层汇报，与老板、其他部门负责人、区域负责人等汇报项目进展情况。一方面，我们可以让老板们更了解项目的进展，以便于项目之间的合作和资源分配；另一方面，可以让老板们对项目遇到的困难给予更多的资源倾斜，让项目顺利推进。

那么，第一个问题来了:定期报告项目的最好形式是什么？

我们之前的项目，项目周期是6-8个月，在需求调研分析阶段就开始向上汇报。在之前的工作中，我们尝试通过简单的口头会议、面对面沟通等方式来更新项目进度，但是从需求分析阶段开始，真正开始每月的项目进度更新会或者项目沟通会。

首先，每月项目进度更新会议的参与者是老板、各部门负责人和利益相关者等。我们需要展示一份正式的报告PPT，以便与会者在会后也能查阅相关资料。

一般会安排一个小时的交流，预计汇报时间45分钟。建议空剩下的15分钟是回答问题和交换意见的时间。所以PPT的篇幅不能太长。预计每张幻灯片的汇报时间为3分钟，整个PPT的幻灯片数量要控制在15页以内。

那么，这次要解决的问题来了:项目的阶段性报告应该怎么写？

1.总结项目进展，找出最重要的五项。

项目刚开始的时候，不知道汇报什么，也不知道有没有每天和老板沟通项目的进展。项目月报和项目日报有什么区别？

日常项目汇报的对象是直接上司。报告的目的是让他更清楚项目的进展和遇到的困难，以便借用他的资源来保证项目的正常进行。报告的内容是项目每一项的组成部分。比如一个售前部门在需求调研和分析中的具体内容，业务痛点，现状和资源，遇到的困难，今天的进度和明天的计划。

每月的项目报告是除了直属上司以外的各个部门的负责人，他们不知道也不想知道项目各个部门的详细情况。因此，报告的内容是项目进度中最重要的五项。如果超过5项，尽量控制在8项以内，聚焦才能达到最终效果。

每月定期项目报告最重要的目的是让参与者了解项目的进展，并给予他们最大的支持和合作。因此，项目进展的五个重要报告项目也包括需要对方合作的工作。

比如一个项目报告，时间是项目上线前一个月，项目上线后的KPI是最重要的汇报项目之一，需要各部门负责人在沟通会上对项目上线后的指标达成共识，并给出具体的跟进人员，这也是报告的重要目标之一。

项目时间表中最重要的项目是什么？跨部门合作、项目进度中的里程碑、项目进度中的节点事项、影响项目进度的事项、突发情况、重要突破等都是项目进度中的重要事项。

应该从参与者的角度考虑这些事项的重要性顺序。比如跨部门的合作事项，肯定比项目进度中正常的节点事项更值得在沟通会上汇报。因为这不仅关系到双方的资源分配，也关系到双方的合作。

第二，找出影响项目或现状的事项。

我在以前的项目中遇到了一个大问题。原计划的一个功能，在项目周期内找不到合适的供应商来完成这个功能，导致在原项目时间内无法实现这个功能。

我以为这个问题会影响到大老板对项目的看法，但是通过项目报告沟通很容易化解这个危机。

通过收集资料，采访业内几家资源商，阐述基于我公司成本和人力资源配置无法实现的方案，大老板也明白了项目的问题，接受了现状。

所以，如果有影响项目进度或现状的事情，在收集到足够的资源后尽快确认一个方案，尽快和大老板更新信息，寻求支持和帮助，这是项目顺利开展的保障。

项目进度报告，参与者是项目的利益相关者，当然更倾向于了解与自己部门合作的进展和更新信息。

之前我的项目报告中并没有包含一定的与利益相关方的沟通，但是老板补充的原因是对方是公司非常重要的资源协调部门，我们借助他们的力量完成了我们的项目。我们要把合作的进展和问题告知他们老板，给对方老板充分的知情权，才能得到更好的支持。

这些信息也是帮助其他部门的领导协调内部和外部资源分配的一种方式；有时候，内部的资源需求不一定是实际需求，只有结合外部项目的使用情况综合分析，才能估算出资源的真实情况和需求。

当项目经理发现需要汇报的重要事项时，他需要汇报的是每个事项的当前结果、已完成的结果以及未来的应对计划或策略。

参与者不关心这些东西是什么，他们更关心这些东西给他们带来什么好处或麻烦；如何处理这些结果，以后会不会出现这些问题，如何避免类似问题的再次发生，都是参与者获得的“干货”。

项目经理还应该非常清楚参与者想要了解的问题和项目计划。定期汇报也是项目各阶段的总结。

作为日常业务的老板，他在百忙之中抽出空参加项目沟通会。当然，他想听一些干货。这些干货除了和自己息息相关，更多的是通过数据来支撑相关论点，让部门领导更了解项目的进展。

我之前做过的一个客户数字化项目中汇报的UAT问题，可以概括为:参与人数*、分会场召开次数*、问题*、Bug* *和建议*；这样，参与者将知道UAT的效果，以及参与UAT的同事的态度，他们的努力和结果。

当然，以上只是比较简单的数据论证。如果能利用销售相关数据告知参与者项目带来的用户数据、GMV、日常活动等活跃数据的变化，那么参与者就能更有动力支持项目。

本文由@林静·夏洛特原创，人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。

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