这篇文章来自《关于工作场所的无声对话》
电子邮件是当今职场重要的沟通工具之一，但并不是每个人都知道如何用好这个工具。电子邮件也是人际交流的一种方式。像电话和面试，有很多知识，所以发邮件前一定要仔细考虑。
发，抄送，抄送，你懂吗？
送——送是给，只给一个人；这是一种权力与责任的关系。发送对象需要对方的反馈。内容要针对对方。这是最起码的。正式的事情上，对方也有义务回复你的问题，至少回复了，已经知道了；CC-CC就是抄送，给除了发件人以外的其他人看；其他人可以看到收到电子邮件的其他人；如果没有问题，cc可以不回复；在权限上，更像是给了相关人员知情权；需要注意的是，在添加抄送对象的时候，知道被抄送人的职位级别还是很重要的；密件-密件，收到密件的人不会表现出来，收件人也不认识。Q1:所以，举个例子，一个项目的邮件，对应的客户的接口人，部门主管，可能都需要发。那么如何选择呢？A1:如果我是项目负责人，这封邮件的内容需要连接到客户的接口人；然后发件人是接口人，抄送人是部门负责人；A2:可能都需要发。我认为我们应该清楚地认识它。避免不必要的麻烦。我会让发件人看看是否需要抄送给别人；A3:我觉得发件人还是一个比较好，比较明确；最直接的事件执行者是唯一的接收者，其他所有cc #一键转发是很可怕的事情#1。我遇到一个项目助理，他给三个项目的领导和相关人员发会议通知；然后，当一个项目负责人回复邮件时，他会一键转发给所有人。2.一个竞争对手回复了客户发送的所有电子邮件；结果，他的公司信息出现在客户的所有供应商的电脑上。
附件必须注明。
1.发邮件的时候，如果有附件，先上传，然后指定内容和标题，核对后再添加发件人和抄送。2.#文件命名是大学问#-附件名称要注明“事项、提交人姓名、时间或编号”；如果不加附件，加了文件名乱七八糟，或者版本不同的附件，不加时间和负责人后缀，会给对方阅读和沟通带来麻烦；3.如果邮件中有大量上传的附件，就要考虑整理压缩，或者一个一个上传，方便领导手机阅读或者网上预览；4.发送给外部客户的许多文档都是客户无法修改的协议。他们一定要用pdf，哪怕对方觉得很烦；尤其是合同之类的，有同事发图片格式，被点名批评。现在ps很厉害。5.#沟通很重要#-其实有一个通病。商务沟通一定要清晰。很多时候我想要CDR格式文件，他都要给我AI。虽然这不是档案本身的问题，但我觉得跟前期沟通有关系。这种问题在广告公司和设计师身上经常发现。
格式一定不能忘记。
1.供参考——供您参考，让您了解此事的意义；但是，这通常是上级对下级，或者是同级。否则，慎用！2、office不同版本之间的格式，最好保存为2003版本；你们公司统一用07没关系；但如果发给客户，就要注意了:很多地方还在用2003版，高层的文件无法查阅，不容易打开，延迟才是大问题；此外，office必须以兼容模式保存。
看看你的签名文件！
1.不要用“奥特曼”、“蝙蝠侠”等陌生的名字做自己的签名，否则你会代替奥特曼成为笑柄；不要在对方签名里存奇怪的东西。我见过有人存了一份“xx公司，某某，不耐烦了，尽快回来”，但想想当事人看到时的表情。2.有几个公司名，邮箱里可以设置几个签名文件；签名文件可以在邮件客户端和邮件后台自由设置；是否使用英文可以根据个人习惯，但必须包括以下内容:公司名称、姓名、电话、传真(可选)、地址(双语)；Ps:签名文件包含超链接，可能被视为垃圾邮件！
例如:顺松汤琪！/祝你工作愉快！/祝你身体健康！————xxxx姓名
Xxxx联系信息xxxx地址
文字报告要清晰。
1.在第一段，明确有几件事要汇报，比如“晚上好，领导们。请参考以下关于xxx，xx，xxx”的信息。2.然后，开始分点讲解，按重要程度列出，并加粗副标题。相关附件标在括号内；附件的名称也修改为附件一、附件二和附件三的格式。3.当涉及到具体的数据、变化和需要强调的文字/数字时，在下面划线；4.一般标题加粗的话，副标题内容就不会加粗。不然视觉效果有点主次不分，下划线也能有这种效果。5.其实内容很少改变字体。简化描述不废话，比写一大堆然后在里面标注重点要好得多。
发送完成提醒。
重要邮件，尤其是有明确时间节点、直接领导的邮件，需要短信或电话提醒；如果觉得直接打电话会打扰对方开会，可以先短信告知。如果你在一两个小时内没有收到回复信息，考虑再打一次电话。我见过最滴水不漏的购买。邮件发出后的5分钟内，我一定会收到邮件、短信、电话和QQ。然后抄送给双方的上一级直接领导。
以上，就是人民的友情提示！都学会了吗~ ~ ~ ~ ~ ~