1、称呼：写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表现下面有话要说。
2、问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。
3、正文：正文一般分为衔接语、主体文、总括语三个部分。每一个部离开头都应另起一行，空两格落笔。
4、祝颂语：祝颂语是表现致敬或祝愿一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表现祝贺的话语时，一般要另起一行顶格写。
5、署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上适合的称谓，如“同窗”、“好友”，“弟”“妹”等。
6、日期：发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行。