文章目录

• 1.什么是协同OA？
• 二、协同办公自动化的关键组成部分
• 三.协同办公自动化的选择

Oa文档管理(oa文件)

1.什么是协同OA？

在数字化的道路上，OA是大多数企业遇到的第一道坎。OA原本的意思是办公自动化，就是利用技术手段提高办公效率，从而实现办公自动化。

OA随着技术的发展而发展，随着人们办公方式、习惯、管理理念的变化而变化，不是一成不变的。所以不同的行业、单位、层次、阶段甚至不同的领导对OA都有不同的看法和理解，没有一个标准。

广义来说，OA应该是一个企业除了生产控制以外的信息处理和管理的集合:对于高层管理者来说，它是一个决策系统；对于中层管理者来说，是一个信息管理系统，提供基础信息，降低他们的管理成本；对于普通员工来说，是一个事情处理系统，提供了很好的办公工具，让他们准确高效的工作。如果把一个组织比作人体，那么OA就是人体内传递大脑意志和思想、协调运动的神经网络。

如果说ERP是一个生产控制系统，一个精确的数学系统，那么OA就是一个协同的管理系统，一个协同的哲学系统。所以我们现在谈OA的时候，经常会加上协作这个词。

OA协同落地的最佳方式是以“工作流”为引擎，以“知识管理”为容器，以“信息门户”为窗口，让企业内部员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。其内容主要分为五大类:信息交流(IM、邮件、公告、论坛、通讯录、门户等)。)，知识资源(文档、云盘、知识库)，事物管理(公文、会议、日程、车辆等)。)，流程管理(财务、人事、业务流程等)。)，以及辅助系统管理(组织结构管理)。

虽然内容可以分为几类，但与ERP和财务系统相比，协同OA的统一和标准化会更加困难，甚至没有标准化的可能。这一点从市面上的出版物就可以看出来。我搜了一下全网，发现近十年来关于OA系统的书只有两三本，大部分都是各家厂商出版的，重点介绍他们的产品设计理念和功能。OA难以标准化，没有明确的边界，可见的深度是关键原因。

现在的协同OA基本都是基于平台的，只有基于平台的产品才能称为协同OA。基于平台的产品有三个特点:首先，大多数应用功能模块都是从基于平台的产品中派生和定义的，而不是独立开发的，至少它们是建立在一套软件设施上的。二是系统具有很强的可扩展性，包括使用规模(用户数)和应用模式(独立企业和集团企业)的可扩展性。三是系统具有较强的二次开发能力。一方面可以对现有模块进行部分修改和调整，另一方面可以方便地开发新的功能模块，如信息发布应用、各种MIS系统、报表应用、BI门户应用等。第四，系统必须具备集成能力，包括单店登录集成、数据对接、异构系统间功能集成调用。

二、协同办公自动化的关键组成部分

此前，在落地实践中，工作流、门户和知识管理的有机融合是最好的解决方案。接下来，我们来谈谈他们在协同OA中的职责和作用。

(1)工作流程

工作流是通过软件实现业务管理中各种事项全过程的规范。主要形式是通过流程定义完成业务表单的自动流转、在线审批、全流程跟踪和决策分析。工作流管理联盟发布的WfMC是使用最广泛的规范。

我们常说的BPM，是一个涉及工作流、企业应用集成、业务流程转换和重组的概念。它与工作流没有严格的边界，但更注重流程优化和改进，关注和支持第三方应用的集成和协同处理。

近年来，工作流在大多数情况下很难独立存在。一方面，它往往承载着业务核心的信息管理；另一方面，它与协同OA有很多联系，因此成为协同OA的核心部分。

过去，工作流往往以基础中间件的形式存在，开发人员基于工作流引擎的代码层开发和维护应用系统。作为一个独立的产品，这种形式可以承担复杂的、大规模的应用操作，但也有明显的限制。基于工作流中间件开发的系统质量往往难以保证，后期维护管理工作难度较大。

目前工作流更多的是以应用平台的形式，直接向客户提供设计定义功能，门槛较低，是协同OA的主要形式。

经过二三十年的发展和演变，工作流已经成为一个非常成熟的范畴。从能力的角度，可以通过以下八个维度进行评估:

过程能力:是否可以基于角色而不是人来定义处理对象；工艺设计是否基于图形；流程节点处理模式的支持模式；过程的自动化“条件”处理能力；流程的角色关联处理能力；流程之间的链接和嵌套能力；咨询和信息流通；流程恢复机制；超时处理能力；

形态设计能力:完整的形态要素支撑能力；支持计划和表之间的关联的能力，以及自动生成表单的能力；表单模板支持；数据验证；与办公工具集成设计；表单页面样式自定义

流程再造能力:能否作为支持企业流程再造的数据库，这种能力的关键在于是否具有流程版本的可追溯性。

智能处理能力:智能循环路径、智能表单预处理、智能流程联动。

流程监控能力:及时发现逾期流程实例；终止清理僵尸实例；了解所有运行进程的运行状态，评估进程的应用效果。

流程绩效考核能力:流程及时性、处理量等。

过程后管理能力:不仅关注过程，还提供过程结果的信息，支持对这些结果数据的挖掘和分析。

接口能力的扩展:数据收集和集成能力；干扰其他系统的能力；工作流系统调用接口；

(2)知识管理领域:

企业知识管理是指企业在经营过程中不断积累、挖掘、应用和创新各种知识信息，形成企业经营管理智力资本。它是现代企业管理的重要组成部分，也是协同办公自动化的关键业务之一。

在知识管理领域，日本学者野谷的知识螺旋发展模式广受欢迎。他把知识分为显性知识和隐性知识，通过同化、外化、莲花开花、内化等螺旋过程进行转化和变化。你可以参考陈存白在国内的著作《知识管理实践圣经》和《知识管理——正确的理念与企业实践》。

在信息系统下，企业知识可以分为静态知识和动态知识。静态知识(结果知识)是人们可以直接查阅的现成信息，动态知识(过程知识)是人们在各个业务管理的工作流程、电子邮件、项目过程中不能直接应用的知识。如何自动、智能地收集、总结和应用这些知识，是协同OA知识管理的核心。

因此，企业知识管理需要解决的主要问题有两个:一是知识资源的有效积累；二是知识的转移和利用。

统一文档管理是整个协同OA系统中知识管理的核心，通过这种思维方式可以实现有效的积累。所有动态过程文件都可以在统一的文件管理系统中存档。知识管理系统应支持知识资源的自定义和自动挖掘与利用。全文检索是基础，自动分类标注是重点，通讯系统是便捷手段。

目前，语义分析、知识地图、大数据挖掘等新技术发展迅速。这些技术将使知识收集和应用更加智能化和人性化。

(3)办公自动化门户:

门户是指集成了多样化、综合性信息内容服务的WEB系统网站。该系统主要提供新闻资讯、搜索引擎、系统访问、电子邮件、社区等内容服务。

经过几十年的发展，门户已经形成了一套标准的技术规范。在应用层面，门户聚合了众多信息源，为用户提供了“一览无余”的统一界面；在技术层面，门户是一个标准、规范的技术体系。协同OA系统中，门户近似等于办公门户，关注内部信息、事务聚合和三统一(用户、认证、消息)。

上个世纪门户产品主要从国外进口，包括IBM的WebSphere Portal Server、Oracle的Weblogic Portal和WebCenter Portal、微软的SharePoint Portal Server、开源的Liferay系统。这些产品以稳定、全面、笨重著称，在国内大型企业中应用广泛。

目前国内主流协同OA平台都有自己的门户系统，基本可以覆盖企业对门户的大部分需求。门户的核心思想是网页的个性化，因此要有很强的个性化配置能力，能够灵活适应不同用户和业务单元的定制化需求。

随着企业微信、钉钉等IM工具逐渐向办公平台演进，我们发现门户也有了一些新的形态，有的变得关键，比如针对业务人员的门户配置和定义，有的变得不那么关键，比如统一用户、邮件系统等等。总的来说，它正在朝着轻量化、易用性和高效率的方向发展。

三.协同办公自动化的选择

协同OA在产品设计中应遵循七大机制:消息不间断机制、闭环管理机制、信息接收机制、信息检索机制、痕迹溯源机制、过程辅助决策机制和系统评估机制。这些原则不仅是制造商的关键考虑因素，也是企业在选择产品时的关注点。基于这些原则和企业的实际需求，协同OA产品选择的六大原则总结如下:

(1)成熟稳定原则，一看产品从诞生到成熟。一个协同OA如果三五年不专注研发，很难做到成熟稳定，这种研发是稳定持续的。二是看客户实践案例，没有20个成功的标杆案例，很难说成熟；

(2)实用性和易用性原则:协同OA只有使用才能产生价值，使用越广泛价值越高，所以实用性和易用性比功能强大更重要；

(3)先进系统原理，它总是相对的、动态的。看系统设计是否包含先进的现代管理理念；第二，看是否使用了先进技术；三是是否具有较强的业务处理能力；看二次开发能力；

(4)适用性原则:是否适合企业的管理结构；二是看IT能否与企业现有的IT基础相匹配；三是看IT能否满足企业IT规划；

(5)开放性原则:看数据结构的开放性；第二，看系统功能界面的开放性；第三，看用户系统的开放性；

(6)安全原则:看完整安全的用户认证系统；二是看完善的用户授权管理系统；第三，看数据，前后安全机制。

参考材料:

互联网加时代的协同OA管理，王泉，2016