文章目录

• 一、工作邮件里写的是什么？
• 1.1.什么不写？
• 1.2.我应该写什么？
• 二、如何写工作邮件？

所谓工作邮件，就是工作中正式的书面表达。

善于写工作邮件对一个人的职业生涯至关重要。中国古代有很多大臣，他们之所以能成为极其优秀的大臣，主要是因为奏章和批复文书写得好。

今天不擅长写邮件的人，会更容易遇到职业发展的天花板。这样的人不仅容易被误解，别人也不一定会把你的事当回事，久而久之业绩也会被耽误。

一、工作邮件里写的是什么？

要写好一封工作邮件，最重要的不是怎么写，而是写什么，不写什么。我把它们总结为“三写四不写”。

1.1.什么不写？

不想离开底层就不要写；不经过深思熟虑就不要动笔；不要写负面的东西，尤其是气话；不要写一下子解释不了，需要反复讨论的东西。

1.不要写你不想留下的东西。

也不完全是为了以后违约，但有些东西根本留不住。比如讨论法律结果相关的问题。千万不要用工作邮件来讨论:“如果我们这样做，会不会触犯法律？”诸如此类。这种写法以后在法庭上会被视为“明知故犯”的证据。

2.不要不经过深思熟虑就写。

很多人没想清楚问题，就邮件说。当你想清楚了，觉得不对的时候，改变你的想法。如果怕被打脸，就不要换了。损失会更大，双方都会进退两难。

3.不要写负面的东西，尤其是气话。

比如有的人得不到领导的提拔，不和客户做交易，写邮件泄愤。这样不仅没有帮助，反而给人以可乘之机。如果当面吵架后后悔了，最坏也就是道歉，还有挽回的余地。文字总会让别人想起一些不愉快的经历。

4.不要写一下子解释不了，需要反复讨论才能说清楚的东西。

不是说根本写不出来，而是写邮件讨论这种问题效率太低，浪费时间，增加误解。这个时候，最好的办法就是当面说；如果没有，就在电话里说。最后，如果有一致的认识作为总结，可以写几行做个记录。

1.2.我应该写什么？

知道什么不该写之后，再动笔想一想。也许一半以上的邮件可以不用写了。我们可以专心写该写的。以下三条特别要写在工作中:

1.如果很重要，需要预约。

例如，你的老板承诺当你完成这个项目时会提拔你。在这种情况下，即使是事先约定，也要留下文字。

同样，如果你有什么值得一谈的成就，也要写出来。重要对话，通过电子邮件确认并打印预订。工作关系不可能一直处于蜜月期。做这样的记录会保护你在单位的权益。

2.必须写但大家都懒得写的备忘录。

在一个标准化的单位，部门开完会，要发备忘录，告诉大家会上讨论了什么，得出了什么结论，哪些话题没有定论等等。

人们往往懒得这么做，因为毕竟写一份一千字的备忘录需要一定的时间。结果第二次见面发现上次见面的问题还没有解决。

这个时候，你不妨主动要求自己承担这个任务。有两个好处:

第一，让部门里的人自己，尤其是他们的上级，其实也需要这样一份矜持的书面材料；

第二，站在整个部门的角度思考。一个人如果真的想升职，想管理一个更大的部门，就要先做这种事情，才能学会管理，才能有全局观。

3.重要通知和安排

当上级正式通知下级某件事时，如升职、转岗、新的工作安排等。，不能发，也不能口头通知。即使是口头通知，也需要有人书面再说一遍。

反过来，下面的人想接受什么任命或者工作安排，也需要书面表达。同事之间也是如此。

二、如何写工作邮件？

让我们把重点放在表达自己和影响他人的技巧上。我们分为三个要点:

1.简单明了地解释邮件的目的。

用书面文字交流，一定要明确说明邮件的目的，比如:“你能推荐我做这个推广吗”等等。

为了保证你的邮件能在第一时间被阅读，最好不要在上班前发邮件，因为你的邮件通常会被淹没在大量的其他邮件中。

最好能从侧面了解老板看邮件的习惯，然后在他平时的时间发给他。

2.在电子邮件中讲述一件事

一封邮件最好只讲一件事。如果是几件事，用多封邮件。

从主管的角度来说，如果一个部门很多人围绕一封邮件讨论，会耗费很多时间。讨论的内容越集中越好。

如果一封邮件有很多主题，必然会引出其他主题，造成不必要的发散。如果经常需要保留最后一封工作邮件，管理起来比较容易，每个主题找一封邮件。

3.主观感受和表达取决于接受者。

有些邮件需要表达自己的主观感受，有些则不能。

如果接受者是一个人或一群志趣相投的人，可以加上主观感受。

但如果是协调两个部门的关系，就要避免主观感受。

一般来说，一对一的邮件可以代入主观色彩，让工作关系不那么冷淡。对于一对多的邮件，要少引入主观意见，做到客观公正。

总结:

正式的书面表达在今天仍然是一个人职业发展的重要技能。

需要保留的重要备忘录、通知和笔记最好通过工作邮件发送。

写一封好的工作邮件，要把重要的事情放在第一位，尽量一封邮件只讲一件事，注意要依靠收件人来决定自己的主观表达。