电子邮件系统由用户代理以及邮件传输代理和邮件投递代理组成。
用户代理指用于收发邮件的程序。邮件传输代理指将来自用户代理的信件转发给指定用户的程序。邮件投递代理就是将邮件传输代理接收的信件依照信件的流向。将该信件放置到本机账户下的邮件文件中。当用户从用户代理中发送一份邮件时。该邮件会被发送送到邮件传输代理。而后在一系列邮件传输代理中转发。直到它到达最终发送目标为止。
电子邮件系统的运作方式与其它的网络应用有着根本上的不同。在其它的绝大多数的网络应用中。网络协议直接负责将数据发送到目的地。而在电子邮件系统中。发送者并不等待发送工作完成。而是仅仅将要发送的内容发送出去。
电子邮局可以给每个用户提供一定大小的暂存信件的空间。电子邮件系统在因特网上实现了传统邮局的功能。并且比传统邮局更加快捷方便。